Het belang van het grotere geheel

In deze blog zoomen we in op de volwassenfase, een fase waarin het team in staat is tot buitengewone prestaties. Ze sturen zich helemaal zelf aan en delen het leiderschap. Ze werken met plezier samen en het lijkt bijna alsof alles vanzelf gaat. Al ligt er wel wat gevaar op de loer… Nieuwsgierig? Lees dan verder!

Teams:

Teams ontwikkelen vanzelf. Daar hoeft niemand wat aan te doen. Teamontwikkeling is een proces dat hoe dan ook plaatsvindt. Dat wil niet zeggen dat je als teamleider alleen maar toe kunt kijken. Net als bij kinderen die ontwikkelen, vraagt je team vooral om je inlevingsvermogen, geduld maar vooral liefde :). Er zijn een paar wetten binnen de ontwikkeling van teams, tools die je als leidinggevende in kunt zetten om de ontwikkeling van teams positief te beïnvloeden. Hoe je dat goed doet, blijft een uitdaging. Er zijn tal van omstandigheden die invloed hebben op teams. Dynamieken van groepen zijn complex. Er komt een nieuw teamlid bij, een sleutelfiguur vertrekt, er is een heftig conflict of de organisatiestructuur verandert. Hoe zie je als leidinggevende door de bomen het bos? Waar stuur je en waar laat je los? Waar leg je de focus en wat is minder van belang? In de vijf fases van Tuckman ontdek je welke interventies helpen om jouw team te begeleiden naar een volgende fase. Van een peuter naar een volwassene :). Jouw rol is daarin van groot belang.

De vijf fases van Tuckman

Bruce Tuckman kwam tot de ontdekking dat elk team door verschillende fasen gaat. Volgens Tuckman zijn er vijf fases in de ontwikkeling van teams. De fasen volgen elkaar niet chronologisch op, maar circulair. Teams kunnen blijven hangen of terugvallen in diverse fases. De naam van de fases van Tuckman heb ik tussen haakjes gezet. Ik neem de vrijheid om een andere vertaling te geven aan de fase.

Vragen die centraal staan in elke fase:

Wat heeft het team te leren?
Wat heeft de teamleider (dus) te doen?

De vijf fases zijn:

De peuterfase: de groep volgt de leider
De puberfase: er ontstaat een machtsstrijd in de groep
De adolescentiefase: start gedeeld leiderschap
De volwassenfase: zelf sturen, leiderschap is verdeeld
De sterf fase: het team houdt op te bestaan

In de praktijk bevinden veel teams zich in de eerste twee fases (peuter en/of pubertijd) van teamontwikkeling. De leidinggevende denkt en handelt echter vaak alsof het team in de adolescentie- of volwassenfase zit. Leidinggevenden kijken vaak naar de capaciteiten van de teamleden afzonderlijk. Dit leidt tot irritatie en onbegrip over en weer. Het is van belang dat je goed kijkt naar het team als geheel, het is één systeem. Bekijk het als systeem. Hoe denken ze? En welk gedrag laten ze samen zien?

Heb je mijn vorige blogs in deze reeks gemist? Geen probleem klik dan hier en lees alles over IKKE IKKE en de rest kan stikken. De peuterfase. En klik hier voor de fase van strijd, en opzoeken van grenzen in de pubertijd. Klik hier voor de adolescentiefase waar teams het leiderschap gaan delen.

De volwassenfase: Zelf sturen

(performing)

Ik vroeg me af: wanneer ben je volwassen? Als je een bepaalede leeftijd hebt bereikt? Als je over bepaalde vaardigheden beschikt? Ik zocht het op en vond de volgende definitie over volwassen-zijn: ‘Een leeftijd bereikt hebben waarop men volgroeid en onafhankelijk kan zijn’. De leeftijd is lang niet altijd een ijkpunt voor volwassen zijn. Zo kan iemand van 18 jaar volwassen zijn, terwijl de ander op zijn 40^stegedrag laat zien waardoor je twijfelt of hier sprake is van volwassen zijn :). Zo ook bij teams. Hoe lang een team al samenwerkt zegt niks over de fase waarin het team zit. Die denkfout wordt wel eens gemaakt. We horen zinnen als: ‘Ze zouden het nu toch onderhand wel moeten snappen? Ze werken al 10 jaar samen!’. Of ‘Er werken toch allemaal volwassen mensen samen?’. De volwassenfase bij teams heeft alles te maken met het ontwikkelingsproces die teams met elkaar (goed) doorlopen hebben, waardoor ze competenties ontwikkeld hebben die ze in staat stelt om zelfstandig en onafhankelijk te zijn. In grote organisaties zijn teams die in deze fase functioneren eerder een uitzondering dan een vanzelfsprekendheid. Datzelfde geldt trouwens ook voor directie- en managementteams.

Welke kenmerken zie je in het team

Teams in de volwassenfase nemen op verschillende manieren verantwoordelijkheid over de situaties die in het hier en nu gebeuren. Ze houden daarbij een scherp oog op de toekomst. Daar waar ze in de vorige fase nog heel erg op zichzelf gericht waren, is hun blik nu veel meer naar buiten gericht. In deze fase staan teams open voor nieuwe mensen, nieuwe ideeën en gaan ze de relatie aan met de omgeving. Teams zien het belang van het grotere geheel en gaan daar actief mee aan de slag.

Een ander kenmerk van teams in deze fase is dat ze een lerende en nieuwsgierige houding hebben. Een team in deze fase weet heel goed aan te geven wat het wil en waarom. En niet omdat het zo is afgesproken of is opgelegd. Teams werken vanuit “de bedoeling”. De waarde en zingeving is bij iedereen vanzelfsprekend. Dat maakt dat ze als de situatie erom vraagt, buiten de lijntjes durven te kleuren. Een van de kenmerken van volwassen zijn is dat je zelfvertrouwen en identiteit stevig geworteld is. Je staat stevig in je schoenen en weet goed wie je bent. Dat maakt teams authentiek en autonoom. Teams zijn gemotiveerd en weten dat ontwikkelen en leren een voorwaarde is om sterker en beter te worden. Reflectie, bezinning, en visieontwikkeling wisselen elkaar af. Teams maken optimaal gebruik van elkaars kwaliteiten.

In deze fase hebben teams geen leidinggevende of teamcoach meer nodig. Ze wisselen onderling van verschillende rollen, van coach tot leider en voorzitter. Zo kan een team zelfstandig sturen. Hebben ze toch hulp nodig? Dan vliegen ze die zelf in.

Wat is het gedrag van de teamleden?

Ze gaan uit van onderling vertrouwen
Werken team overstijgend
Zijn open, nieuwsgierig en leergierig
Kijken daar waar nodig vanuit de helicopterview
Zijn in staat nieuwe mensen makkelijk op te nemen
Realiseren samen uitdagende doelen
Werken samen en ondersteunen anderen
Werken met ieders kwaliteiten
Delegeren bevoegdheden
Bereiden teamcoachbijeenkomsten voor
Gaan direct en constructief met emoties om
Hebben een sterke interactie samen
Spreken elkaar aan op houding en gedrag

Teams werken op een authentieke manier samen

Welke denkpatronen en overtuigingen hebben teams in deze fase?

Samen ben je een sterker team, je hebt elkaar nodig om beter te worden.
‘Wij’ is breder dan ons team en belangrijker dan ‘ik’.
Afspraak is afspraak, dat vinden we vanzelfsprekend.
Wij zijn verantwoordelijk, we regelen en doen wat nodig is. Wie wat doet is niet belangrijk, als het maar gebeurt.
We willen over twee jaar dit doel bereiken, daarvoor gaan we nu….
We hebben een helder doel, een droom waar we samen achter staan.
Wij moeten waarde toevoegen.
We spreken elkaar aan op zaken die beter kunnen en we helpen elkaar. Als team worden we daardoor beter en effectiever.

Wat heeft de teamleider te doen?

In deze fase van teamontwikkeling regelt het team eigenlijk alles zelf. Ze weten goed aan te geven wat ze willen en waarom. Zingeving, reflectie, bezinning, visieontwikkeling is bekend en regelen ze zelf. In deze fase ben je niet meer nodig. Zorg ervoor dat je op gepaste afstand bent. Ze roepen je vanzelf ten tonele als ze een vraag of hulp nodig hebben. Vaak hebben ze dan een sparringpartner en/of coach nodig.

Welke gevaren liggen er op de loer:

Een teamleider die niet voldoende afstand neemt en het eigenaarschap “afpakt”.
Als de dromen en doelen niet meer inspireren of helder zijn.
Als het vertrouwen onder druk komt te staan.
Wanneer er geen goede randvoorwaarden zijn voor teams om te werken
Teams worden samengevoegd, groter gemaakt. Een goed functionerend team heeft tussen de zes à acht teamleden. Om goed samen te werken is het nodig om elkaar te kennen. En dat is niet haalbaar in een team met 20 teamleden.

Uit onderzoek (organisatiepsycholoog R. Meredith Belbin) blijkt dat een groepsgrootte van zes tot acht ideaal is. Een managementteam dat flexibel en besluitvaardig moet zijn, is beter af met nóg wat minder leden: vijf tot zes.

De volgende blog: afscheid nemen

In de volgende blog zoomen we in op de afscheids/sterf-fase van een team. Deze fase wordt vaak onderschat, waardoor teams in een nieuwe context vastlopen omdat ze niet de kans hebben gehad om goed afscheid te nemen en te rouwen.

Deze blog is geschreven door Linda Bovendorp, eigenaar en teamcoach bij VERSIE Twee.
Wij coachen teams en leidinggevenden, naar een volgende fase. We zetten het denken en doen van teams in beweging.

Bronvermelding: ‘Aan de slag met teamcoachen’ van Marijke Lingsma