VERSIE Twee

Hoe teams ontwikkelen naar een volgende fase

By februari 27, 2018 No Comments

Teamontwikkeling: de peuterfase. Deel 1 van een vijfluik

Als ouders van 3 jongens zijn wij ervaringsdeskundigen op het gebied van ontwikkelfases. En met mij alle andere ouders. Er is geen ontkomen aan! Ik hoor mezelf met enige regelmaat zeggen: “het is maar een fase.”. Elke fase heeft een andere uitdaging voor ons in petto. Al staat geduld voor mij met stip op 1. Ik ben bang dat ik daar een chronisch tekort aan heb. Help! Maar naast geduld, vraagt het ook aanpassingsvermogen en kennis om mijn jongens op een passende manier te ondersteunen in hun fase. “Ikke zelf doen”, hoorde ik bij elke handeling van mijn – toen 3 jaar oude – zoon. Ik kan je verklappen dat het naast erg grappige taferelen, ook de nodig frustratie bij ons opleverde. Maar goed, voordat je het weet staat de volgende fase alweer voor de deur. Het gaat meestal vanzelf over. Al die fases dienen een doel. Zo wil een 3-jarige peuter zijn eigen autonomie ontwikkelen. En ikke zelf doen is ontdekken en leren wat je kan en waar je grenzen liggen. Precies dat is wat hij nodig heeft voor zijn ontwikkeling: de kunst is om hem passende ruimte te geven om “zelf” te ontdekken en zelfvertrouwen te ontwikkelen. Dat levert spanning op (bedenk maar wat er gebeurt als je weg wilt en je zoon heeft een half uur langer dan de rest nodig om zélf zijn jas aan te doen).

Teams

Teams ontwikkelen (net als kinderen) vanzelf. Daar hoeft niemand wat aan te doen. Teamontwikkeling is een proces dat hoe dan ook plaats vindt. Wat niet wil zeggen dat je alleen maar toe kunt kijken. Niet alleen bij je kinderen maar ook in je team vraagt het je inlevingsvermogen, geduld maar vooral je liefdeJ Er zijn een paar wetmatigheden binnen de ontwikkeling van teams die handig/nodig zijn om te weten. Deze wetmatigheden zijn tools die je als leidinggevende in kunt zetten om de ontwikkeling van teams te beïnvloeden. Hoe je dat goed doet, blijft een uitdaging. Er zijn tal van omstandigheden die teams beïnvloeden. Daarbij zijn de dynamieken van groepen complex. Opeens komt er een nieuw teamlid bij, of vertrekt er een sleutelfiguur, is er een heftig conflict of verandert de organisatiestructuur. Hoe zie je als leidinggevende door de bomen het bos nog? Waar stuur je en waar laat je los? Waar leg je je focus en wat is van minder belang?

De vijf fases van Tuckman

Bruce Tuckman ontwikkelde het fasemodel. Hij kwam tot de ontdekking dat elk team door verschillende fases gaat. Volgens Tuckman zijn er 5 fases in de ontwikkeling van teams. De fases volgen elkaar niet chronologisch op. Het is een circulair proces. Zo kunnen teams blijven hangen of terugvallen in fases. In deze reeks van vijf blogs ontdek je welke interventies helpen om jouw teams te begeleiden naar een volgende fase. Van een peuter naar een volwassene :)! Jouw rol is daarin van groot belang. Ik heb de fases van Tuckman achter haakjes gezet. Ik neem de vrijheid om een andere vertaling te geven aan elke fase.

In de volgende vijf blogs zal ik steeds een fase toelichten.

In elke fase kijken we naar:
Wat heeft het team te leren?
Wat heeft de leidinggevende te doen?

Dit zijn de vijf fases:

  1. De peuterfase: Ikke ikke ikke
    Wie zijn we? we volgen de leider
  2. De puberfase: Op zoek naar de grenzen
    Er ontstaat een machtsstrijd 
  3. De adolescentiefase: We zijn een team!
    Start gedeeld leiderschap
  4. De volwassenfase: we sturen zelf
    Leiderschap is verdeeld
  5. De sterf-fase: rouw
    We nemen afscheid

De peuterfase. Het ontstaan en vormen van een groep.

 (Tuckman noemt dit de Forming fase)

Welke kenmerken zie je binnen het team?
Iedereen die ook maar een beetje ervaring heeft met een peuter, weet dat peuters vooral denken ‘ikke ikke ikke en de rest kan …’. Als een peuter al op een ander let, dan is dat vooral op de (groeps)leider, die volgt hij nauwlettend. Dat is niet gek als je bedenkt dat hij er afhankelijk van is. Als de leider – lees leidinggevende – de groep verlaat, voelt dat als onveilig. Een peuter zoekt steeds naar bevestiging. Hij/zij zoekt en tast steeds weer af. Doe ik het goed? Vind jij mij aardig? Doe ik het niet fout? Hoor ik er nog bij? Een peuter is snel uit balans als deze belangrijke vraagstukken onder spanning komen te staan. Als je een groep peuters samen neerzet heb je een groep, maar van een team is er nog lang geen sprake. Een peuter zal in de meeste gevallen afwachten wat de “baas” doet. De groep komt vaak alleen in actie aan de hand van instructies van de “baas” en doet niet meer dan het gevraagde. U vraagt, wij draaien of ‘dat hoef ik niet te doen’ of ‘dat zit niet in mijn takenpakket’. Of andere zinnen van soortgelijke strekking: ze horen helemaal thuis in de peuterfase. De groep denkt vooral in problemen die opgelost moeten worden. Maar dat doen ze meestal niet zelf, daarvoor doen ze een beroep op de leider: ‘Los mijn probleem op! Nu!’. Dat is in de meeste gevallen geen onwil van de peuter, het dragen van verantwoordelijkheid is iets wat ze (nog) niet kunnen. Net als echt samen werken. Het is vooral blijf van mijn blokjes af! Hij/zij bedenkt zich nog niet dat samenbouwen veel effectiever is. Ze weten überhaupt nog niet wie welke talenten en kwaliteiten heeft. Een groep in de peuterfase heeft nog weinig focus. Peuters pakken wat voor handen is en hebben nog geen helder doel of focus op een samen opgesteld doel.
In deze fase van teamontwikkeling waar ikke ikke ikke en vooral zelf gehoord willen op de voorgrond staan, is het geven van feedback nog veel te moeilijk. Net als het uitspreken van meningsverschillen of het hebben van een andere zienswijze. Ze zijn simpelweg nog veel te veel bezig met zichzelf. Hoe een groep functioneert in de peuterfase is sterk afhankelijk van de drive en inzet van de leider.

Veiligheid is een van de belangrijkste thema’s bij de peuterfase.

Belangrijke vragen die binnen het team spelen zijn:

Kan ik er wel bij horen?
Word ik wel geaccepteerd zoals ik ben?
Hoe dien ik me op te stellen?
In hoeverre zijn de groepsgrenzen mijn grenzen?

Wat heeft het team te leren?

Feedback geven en ontvangen
Het maken van heldere afspraken en die ook nakomen
Echt luisteren
Verschil tussen vragen en je mening geven

Als leidinggevende ben jij onderdeel van het systeem. Wil je je team naar een volgende fase brengen, dan is het nodig kritisch te kijken naar jouw aandeel in het systeem. Wat doe jij waardoor deze situatie of deze fase in stand gehouden wordt?

Gedrag van de leidinggevende die dit gedrag in stand houdt:

Direct aansturen op individuen, politieagent bij conflicten;
Hollend, de postbode tussen mensen;
Afspraken niet nakomen;
Te inhoudsgerichte oplossingen geven;
Reageren op dat wat er gebeurt, reactief;
Problemen met timemanagement, moeite met overzicht hebben;
Zuchten en steunen;
Sturen op goed en niet goed, beoordelingsgericht;
Ad hoc beslissingen nemen.

Als leidinggevende werk je hard en vanuit je verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent vooral bezig met het blussen van brandjes. Onderliggende en niet-helpende denkpatronen van de leidinggevende zijn:

Ik ben in mijn eentje verantwoordelijk voor de sfeer en de resultaten. Ik word er toch voor betaald?
Als ik mijn werk doe is dat goed genoeg. Ik heb niets met de anderen te maken.
Als je je mond opendoet, wordt dat tegen je gebruikt!
Ze luisteren hier nooit naar me. Het maakt niet uit wat ik zeg!
Je kunt niemand vertrouwen.
Ze hebben de competenties niet
Het zijn lastige/ moeilijke mensen

Wat doe je als leidinggevende in de peuterfase?

  1. Je belangrijkste taak in deze fase is om voor duidelijkheid te zorgen. Dat geeft veiligheid! Investeer stevig op het kraakhelder maken van de doelstellingen. Gebruik duidelijke taal. Ga op de zeepkist staan en pak de megafoon en definieer precies wat verwacht wordt van de mensen en het team. Het kan niet duidelijk genoeg zijn. Formuleer sámen een duidelijke missie en visie. Door dit samen te doen creëer je betrokkenheid en eigenaarschap.
  2. Zorg voor een heldere rolverdeling. Wie doet wat en wie is waar verantwoordelijk voor? Teamleden verwachten richting en duidelijkheid van de teamleider.
  3. Creëer commitment. Als het team niets wil doen of als onduidelijk is wat ze willen is het bijna niet te doen om samen verder te bouwen. Bepaal samen waar je aan wil werken en welke resultaten je samen wil halen. In deze fase is het belangrijk om de resultaatgerichtheid van de groep te bevorderen. Let op: waarschijnlijk zal je eerst door een boel gesteun en gekreun moeten. Dat doen Peuters namelijk :). Jij als leider hebt helder voor ogen waar je naartoe wil, maar vergeet niet om tijd en ruimte te geven om het team mee te nemen. Dat kan alleen als ze gecommitteerd zijn aan de doelen en of resultaten.
  4. Maak gebruik van ieders talent. Weet je die (nog) niet? Investeer tijd om deze inzichtelijk te krijgen. Bij Versie Twee hebben we een training ontwikkeld om talenten binnen teams te ontdekken en in te zetten.
  5. Neem de groep bij de hand (pas in een latere fase laat je ze los). Zie jezelf als een trainer van een F’jes (voetbal)team: eerst leg je de dingen goed uit en geef je daarbij zelf het (goede) voorbeeld, vervolgens gaan ze zelf aan de slag. Moedig je team aan en geef ze vertrouwen. Ga niet te veel weg, blijf in de buurt. Zonder jouw sturing en aanmoediging voelt het nog niet veilig.
  6. Stimuleer het geven van feedback of het hebben van een andere mening. Maak mensen nieuwsgierig, het is interessant als iemand er anders tegenaan kijkt of het ergens niet mee eens is. Door daar ruimte voor te geven zal het verhaal en de overtuigingen die daarbij horen opgerekt worden, waardoor er meer ruimte gecreëerd wordt. Ben daar vooral een voorbeeld in! Zo laat je de groep ervaren dat het veilig is, je wordt namelijk niet afgerekend, en er vallen ook geen slachtoffers of gewonden. Juist door anders te kijken, ontstaan er nieuwe zienswijzen en nieuwe mogelijkheden. Dat is een goed begin om straks de pubertijd door te komen.

In de volgende blog zoomen we in op de pubertijd. Dat belooft een knalfeest te worden 🙂

Deze blog is geschreven door Linda Bovendorp, eigenaar en teamcoach bij VERSIE Twee.
Wij coachen teams en leidinggevenden, naar een volgende fase. We zetten het denken en doen van teams in beweging.

Interesse, vragen of een vrijblijvend gesprek aanvragen?
Neem contact met ons op!

Like / deel dit bericht