In deze blog zoomen we in op de slotfase, ook wel afscheidsfase genoemd.
In deze fase moeten teamleden elkaar loslaten en afscheid nemen. Het is een fase die vaak onderschat wordt, maar essentieel is om te borgen dat teamleden daarna op een goede manier kunnen doorpakken in een nieuw team. Nieuwsgierig? Lees dan verder!
Teams:
Teams ontwikkelen vanzelf. Daar hoeft niemand wat aan te doen. Teamontwikkeling is een proces dat hoe dan ook plaatsvindt. Dat wil niet zeggen dat je als teamleider alleen maar toe kunt kijken. Net als bij kinderen die ontwikkelen, vraagt je team vooral om je inlevingsvermogen, geduld maar vooral liefde :). Er zijn een paar wetten binnen de ontwikkeling van teams, tools die je als leidinggevende in kunt zetten om de ontwikkeling van teams positief te beïnvloeden. Hoe je dat goed doet, blijft een uitdaging. Er zijn tal van omstandigheden die invloed hebben op teams. Dynamieken van groepen zijn complex. Er komt een nieuw teamlid bij, een sleutelfiguur vertrekt, er is een heftig conflict of de organisatiestructuur verandert. Hoe zie je als leidinggevende door de bomen het bos? Waar stuur je en waar laat je los? Waar leg je de focus en wat is minder van belang? In de vijf fases van Tuckman ontdek je welke interventies helpen om jouw team te begeleiden naar een volgende fase. Van een peuter naar een volwassene :). Jouw rol is daarin van groot belang.
De vijf fases van Tuckman
Bruce Tuckman kwam tot de ontdekking dat elk team door verschillende fasen gaat. Volgens Tuckman zijn er vijf fases in de ontwikkeling van teams. De fasen volgen elkaar niet chronologisch op, maar circulair. Teams kunnen blijven hangen of terugvallen in diverse fases. De naam van de fases van Tuckman heb ik tussen haakjes gezet. Ik neem de vrijheid om een andere vertaling te geven aan de fase.
Vragen die centraal staan in elke fase:
Wat heeft het team te leren?
Wat heeft de teamleider (dus) te doen?
De vijf fases zijn:
De peuterfase: de groep volgt de leider
De puberfase: er ontstaat een machtsstrijd in de groep
De adolescentiefase: start gedeeld leiderschap
De volwassenfase: zelf sturen, leiderschap is verdeeld
De sterf fase: het team houdt op te bestaan
In de praktijk bevinden veel teams zich in de eerste twee fases (peuter en/of pubertijd) van teamontwikkeling. De leidinggevende denkt en handelt echter vaak alsof het team in de adolescentie- of volwassenfase zit. Leidinggevenden kijken vaak naar de capaciteiten van de teamleden afzonderlijk. Dit leidt tot irritatie en onbegrip over en weer. Het is van belang dat je goed kijkt naar het team als geheel, het is één systeem. Bekijk het als systeem. Hoe denken ze? En welk gedrag laten ze samen zien?
Heb je mijn vorige blogs in deze reeks gemist? Geen probleem klik dan hier en lees alles over IKKE IKKE en de rest kan stikken. De peuterfase. En klik hier voor de fase van strijd, en opzoeken van grenzen in de pubertijd. Klik hier voor de adolescentiefase waar teams het leiderschap gaan delen. Hierlees je alles over de volwassenfase, een fase waar elke teamleider van droomt.
De slotfase: afscheid nemen
(mourning)
Afscheid
Met pijn in mijn hart verkocht ik vorige week onze bakfiets. Toen de nieuwe koper enthousiast zwaaiend er mee wegreed, stond ik met tranen in mijn ogen in de tuin. Niet om de bakfiets, maar het besef dat ik een periode afsloot. Heel wat kilometers heb ik afgelegd met mijn kinderen, die nu allemaal zelf fietsen. Die tijd komt niet meer terug. Dag bakfiets, dag kleine kinderen, we zijn in een andere fase gekomen.
Ook jij kent vast en zeker dat gevoel van afscheid nemen. De laatste keer een rondje lopen door je lege huis, voordat je gaat verhuizen naar een mooiere woning. Verandering gaat altijd gepaard met verlies, zelfs als het leuke veranderingen zijn.
Fase
Deze keer zoomen we in op de slotfase, ook wel afscheidsfase genoemd.
In deze fase moeten teamleden elkaar loslaten en afscheid nemen.
Deze fase behelst twee verschillende aspecten:
- Je sluit een taak af. Dit gaat over de inhoud, de harde kant.
- Je neemt afscheid van het team. Dit gaat over het sociaal-emotionele aspect, de zachte kant.
De inhoud is meestal niet waar de uitdaging ligt. Het sociaal emotionele aspect juist wel. Voor de teamcoach is er op dit aspect werk aan de winkel. Als de emotionele dimensie verwaarloosd wordt tijdens de afscheidsfase, dan zorgt dat voor oud zeer en frustraties. Deze gevoelens vormen de basis voor de onderstroom in de nieuwe situatie (het nieuwe team), daar zit niemand op te wachten. Dus het is nodig eerst aandacht te geven aan dat oud zeer en de vele gevoelens die dat oproept.
Gefrustreerd
Dit team was een half jaar geleden samengesteld als gevolg van een fusie. De samenwerking in het team is in de eerste fase niet van de grond gekomen, waardoor op het moment dat VERSIE Twee met hen aan de slag gaat, alles muurvast lijkt te zitten. Het was de bedoeling om samen een nieuw team te vormen, maar in werkelijkheid zijn er twee kampen: het team dat er al was en aan de andere kant de nieuwe mensen die aan het team zijn toegevoegd. Op papier een team, in de praktijk weerbarstig en zeer moeizaam. De teamleider laat ons weten dat hij al van alles heeft geprobeerd, maar niets lijkt te helpen, tot overmaat van ramp lijkt het zelfs steeds slechter te gaan. De onmacht en frustratie is hoog en iedereen loopt op zijn tenen.
We maken kennis met dit team en voelen de pijn, het verdriet en de frustratie bijna letterlijk. De interventies die reeds waren gedaan, waren gericht op de inhoud, de harde kant. De emotionele dementie (zachte kant) was verwaarloosd, genegeerd. Door stil te staan bij deze emoties, door een aantal laagdrempelige vragen te stellen als: Hoe was dat voor je/jullie?, of Wat heeft deze fusie met jullie gedaan? Waar gaat jullie verdriet over? kon wat muurvast zat, lucht krijgen. Het team kwam in beweging. In dit team was er geen tijd en aandacht geweest voor verlies, er was geen ruimte voor rouw. Leidinggevenden staan vaak ik de ‘vooruit stand’, naar de toekomst kijken en meters maken op inhoudelijk vlak. Om vooruit te kunnen moet je echter eerst stilstaan. Voor veel leidinggevenden een uitdaging. Het gevolg van te snel doorgaan: teams lopen vast. Emoties worden opgekropt, er zijn tal van onuitgesproken conflicten, er is een verziekte sfeer en het ziekteverzuim is hoog. Het team komt er zelf niet meer uit en je komt in een neerwaartse spiraal terecht.
Wat gebeurt er?
Emoties worden niet besproken, maar ze worden genegeerd. Het uiten van emoties is niet alleen spannend, maar er liggen vaak ook belemmerende overtuigingen aan ten grondslag. Het tonen van emoties is een teken van zwakte is er zo’n niet-helpende overtuiging. Of: emoties zijn voor thuis, niet voor op je werk. We zetten ons hoofd aan het werk. In de praktijk betekent dat, dat de interventies in een veranderingsproces vooral gaan over inhoud. Over afspraken, ambitie, noodzaak. Zelden over wat het met mensen doet. De leidinggevende in de hierboven geschetste situatie had van alles gedaan op inhoud, waardoor hij onbewust en onbedoeld zichzelf en het team alleen maar meer vastzette. Pas op het moment dat hij zijn eigen emoties en die van zijn teamgenoten onderzocht en dat erkende, ging het slot van de deur.
Veranderingen
Soms weet je lang van tevoren dat je over een tijdje weer afscheid neemt van elkaar. Denk aan projectteams, of je weet dat er een verandering aan komt in afzienbare tijd.
Soms komt een verandering totaal onverwacht en word je ineens geconfronteerd met afscheid en verlies. Denk aan een reorganisatie of een fusie.
Vooral de veranderingen die zich onverwacht aandienen zijn ingrijpend en gaan gepaard met emoties. Het is van wezenlijk belang om hierbij stil te staan en aandacht te geven voor deze emoties en alle andere zaken eromheen.
Iedere afscheidsfase is anders. Elk team en iedere situatie is immers verschillend, maar er zijn wel een aantal factoren die in het algemeen een belangrijke rol spelen:
- Hoe lang heeft het team samengewerkt?
- Hoe hecht was de samenwerking en de contacten tussen teamleden?
- Is het afscheid gepland of geforceerd?
- Is het een succesvolle beëindiging?
Hoe reageren teams in deze fase?
- In de slotfase kijken teams zowel terug op de tijd die is geweest en kijken ze al vooruit naar de toekomst.
- Er is minder aandacht voor de lopende activiteiten.
- De onderlinge relaties worden wat informeler en vaak is er sprake van regressie: een terugval in ontwikkelingsniveau.
- Teamleden nemen afstand van elkaar.
Wat heeft de teamleider te doen in de slotfase?
- Weten wat er leeft. Hoe gaan teamleden om met het afscheid van elkaar en de aankomende verandering?
- Ruimte inplannen voor evaluatie. Wat hebben teamleden geleerd en hoe kunnen ze die ervaringen meenemen naar de nieuwe situatie?
- Observeren welk gedrag teamleden laten zien met elkaar.
- Weten in welke ontwikkelingsfase het team zich begeeft in de nieuwe samenstelling.
Tijd en aandacht voor de sociaal-emotionele aspecten die de verandering met zich meebrengt.
- Gevoelsreflecties observeren en benoemen.
- Emoties die je voelt en hoort erkennen.
- De ruimte en tijd bieden om emoties te verwerken.
- Neem afscheid van het oude. Markeer het met een ‘afscheidsritueel’, denk bijvoorbeeld aan het organiseren van een bijeenkomst, borrel of etentje. Dat geldt zeer zeker ook als het een situatie betreft is waar je graag van afscheid van neemt, bijvoorbeeld na een promotie.
Geen verandering zonder afscheid en geen afscheid zonder emotie. Om verder te kunnen na een ingrijpende verandering is het nodig om als individu, team of organisatie stil te staan en te (h)erkennen wat er speelt. Dan komt er ruimte en kun je als team én individu verder.
Teams zijn bij ingrijpende veranderingen in de rouw. Dat kost tijd, liefde en geduld.
TIP: Vergeet jezelf als teamleider niet. Welke emoties spelen er bij jou?
Herken de golven van emoties die horen bij rouw.
Deze blog is geschreven door Linda Bovendorp, eigenaar en teamcoach bij VERSIE Twee (www.versietwee.nl)
Wij coachen teams en leidinggevenden, naar een volgende fase. We zetten het denken en doen van teams in beweging.
Wil jij ook jouw teams versterken? Kijk op onze website of maak een afspraak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Wij zijn nieuwsgierig naar jullie verhaal!
Bronvermelding: kookboek voor teams van Esther de Haan en handboek teamcoaching van Martijn Vroemen.
Interesse, vragen of een vrijblijvend gesprek aanvragen?
Neem contact met ons op!
