Ken je dat…
… je hebt een goed gesprek gehad en je loopt allemaal de deur uit en denkt “nu gaat het veranderen!” Maar eenmaal weer aan ’t werk verandert er maar bar weinig. Hoe kan dat nou? Hoe kan het dat we met elkaar wat anders willen maar het (vaak) niet doen. Een van de grootste boosdoeners is “de waan van de dag”. Het is de kunst om daaraan te ontsnappen. Maar hoe doe je dat nu? Die vraag is heel relevant. In deze tijd waar organisaties steeds meer gericht zijn op leren, vernieuwing en de manier van leidinggeven veranderd. Termen als zelf- of samen sturing vliegen je om de oren. Het spanningsveld tussen heldere kaders en regelruimte. De verwachtingen zijn opeens niet meer glashelder. Daar waar de leidinggevende je eerst precies vertelde wat en hoe je het moest doen, vraagt hij/zij opeens wat je zelf denkt wat het beste is, of wat je nodig hebt om het zelf te kunnen doen. Help!! Opeens zoeken we met elkaar en is t nog niet zo makkelijk om te veranderen ondanks goedbedoelde gesprekken.
De essentie
Verdorie wat is dat ingewikkeld. Je veranderd niet zomaar mensen, laat staan een groep, om nog maar te zwijgen van een hele organisatie. Dat roept per direct weerstand (angst) op voor alle partijen.
In deze blog ontdek je hoe je jouw team ontwikkelt richting jullie verandering. 1 thema is daarin essentieel: het glashelder hebben van de, wat wij noemen, de meetlat. Oftewel de visie vertalen naar gedrag op de werkvloer, in de vergadering en misschien wel bij de koffieautomaat.
Het grote gat
Hoe beweeg je met elkaar zodat teams stappen zetten in de gewenste richting? Met deze vraag kloppen organisaties en teams regelmatig bij ons aan. Vaak zien we dat organisaties al goed hebben nagedacht over de weg die ze in willen slaan. Er zijn mooie plannen uitgewerkt. Daar is door het MT-team goed over nagedacht. Dat is uitgewerkt in een prachtig foldertje en tijdens de personeelsbijeenkomst gedeeld. Klaar is Kees iedereen is op de hoogte! Ik hoor je denken tja dat werkt natuurlijk niet? Ik ga ook kort door de bocht. Mijn punt is dat enorm onderschat wordt wat het kost om gedragsverandering tot stand te brengen. En dat het helder daarover communiceren een hele kunst is. Er zit een groot gat tussen denken dat je als leidinggevende heldere taal spreekt en een team dat precies weet wat van hun verwacht wordt. Regelmatig spreken we leidinggevenden die het lastig vinden en stoeien met de vraag hoe het komt dat het niet lijkt te landen bij het team? En dat terwijl ik in vergaderingen en meetings maar ook in de wandelgangen er veel over praat met medewerkers.
De brug: vertaling naar gedrag
Wat we veel zien is dat leidinggevenden focussen om individuen in beweging te zetten De uitdaging zit in het veranderen van het systeem. Het is de kunst om het systeem in beweging te zetten. Je bevraagt het systeem (het team) i.p.v. het individu. Voorwaarde is dat je een glasheldere meetlat hebt. Met een meetlat heb je helder wat het doel is en welke concrete afspraken daarbij horen. Je maakt dus een brug naar concreet gedrag.
De moeilijkheid van verandering wordt vaak door leidinggevenden onderschat. Als het moeilijk loopt gaan leidinggevende te vaak er vanuit dat mensen” het probleem zijn”. Ze willen niet, ze kunnen niet of zetten de hakken in het zand enz. Kortom medewerkers zorgen ervoor dat het niet lukt. Mensen zijn niet het probleem! De uitdaging zit in het systeem. Als leidinggevende ben jij verantwoordelijk voor het systeem. De vraag is of je bereid bent om te kijken wat jij als leidinggevende doet waardoor mensen niet mee kunnen gaan?
Een van de belangrijkste oorzaken waarom mensen niet mee willen is dat er geen heldere doelstelling is. En met name de brug naar gedrag wordt gemist. Jij als leidinggevende denkt dat je juist daarin heel duidelijk hebt gecommuniceerd. En daar zit vaak de frustratie. Die heldere doelstelling noemen wij een meetlat.
Een meetlat is de vertaling van de missie en de visie van de organisatie in concrete doelen en daarbij concreet gedrag: dit verwachten we wel en dit verwachten we niet.
Het is helpend om op twee gebieden een glasheldere meetlat te maken:
1: de meetlat op resultaat (weke resultaten halen jullie wanneer?)
2: de meetlat op proces. Hier gaat het over het ontwikkelingsresultaat van het team. Wat is het gewenste gedrag? Wat verwachten we van elkaar? Hoe gaan we met elkaar om?
Als teamcoach gaan we met name met de meetlat op proces aan de slag.
Wellicht lijkt het heel voor de hand liggend maar niks is minder waar. De praktijk laat zien dat een goede meetlat in heel veel gevallen ontbreekt.
Tijd investeren in een gemeenschappelijke en concrete meetlat is goud waard! Ook het gezamenlijke proces en de bijbehorende gesprekken zijn ontzettend waardevol.
Ik zoom in op 4 vragen
1: Waarom is een meetlat zo belangrijk?
2: Wat levert het op?
3: Wat is belangrijk bij het maken van een meetlat?
4: checklist en werkvorm voor het maken van een meetlat (voor de nieuwslezers)?
- Waarom is het hebben van een meetlat zo belangrijk?
Toen ik op mijn Tom keek zag ik dat ik over 15 min op de plek van bestemming zou zijn. Dat is mooi dacht ik, tijd genoeg. Maar opeens ging de Tom Tom raar doen. De tijd versprong en herhaalde maar een boodschap KEER OM. De komende 10 min was ik letterlijk en figuurlijk de weg kwijt. Voor ik het wist ging ik hardop praten tegen de Tom Tom en mezelf. De paniek en het stressniveau schoten schrikbarend omhoog.
Zonder meetlat ben je zoekende. Wat betekent het als je als team zoekende bent? De een zoekt het links de ander rechts in de hoop ergens uit te komen bij je bestemming. Ieder vanuit zijn beste bedoeling en inzicht. Maar niemand weet waarnaar hij of zij onderweg is. Laat staan waar jullie als team naar onderweg zijn.
Willen jullie werken aan klantgerichtheid? Wat betekent dat dan in de praktijk? Je zal zien dat iedereen dat op een andere manier oppakt. Als je klantgerichtheid niet koppelt aan concreet gedrag praat en werk je langs elkaar heen. Met als gevolg irritatie, frustratie, moedeloosheid. Je hoort jezelf zeggen (of denken) hoe vaak moet ik het nog zeggen?!
Een heldere meetlat is jouw TOMTOM. Je weet waar je naar toe gaat, hoe je moet rijden en wanneer je er bent. Een meetlat geeft duidelijkheid en richting.
2: Wat levert het op?
Focus – Commitment – Glasheldere afspraken- Vertrouwen
Focus
De grootste uitdaging is niet om mensen enthousiast te maken voor een nieuwe koers.
Hier wat voorbeelden uit de weerbarstige praktijk:
Op maandag morgen staat er een kick-off meeting over waardevol werken op het programma. Op donderdag ga je met het hele team naar een festival over zelforganisatie. En misschien hebben jullie op vrijdag een personeelsbijeenkomst waar de organisatie 2.0 wordt gepresenteerd. Het zijn inspirerende bijeenkomsten. De meeste mensen willen wel. Maar eenmaal thuis staat de grootse uitdaging te wachten. Het dagelijkse werk. Er is elke dag een bak energie nodig om je organisatie of team draaiende te houden. Precies daar zit de bottleneck. Je dagelijkse werk ontneemt je de focus die noodzakelijk is om je team vooruit te helpen. Als leidinggevende knaagt de verandering. Je weet dat het tijd kost maar de trekkracht van het dagelijkse werk is (te) groot. De oude en nieuwe situatie concurreren onophoudelijk met elkaar om tijd, middelen en aandacht. Waarbij het hier en nu meestal het gevecht wint van het daar en dan. Een meetlat zorgt voor focus doordat je een vertaling maakt naar een doel met daarbij concreet gedrag in het hier en nu.
Commitment
Maak een meetlat altijd samen met je team. Valkuil is dat je over mensen en een verandering praat in plaats van met mensen. Stoei samen met het formuleren van een heldere meetlat. Dat proces van stoeien zorgt ervoor dat je dezelfde taal leert spreken. Door samen goed te luisteren en stoeien haal je ruis en weerstand weg. Stap niet over weerstand heen. Vertraag en vraag door. Medewerkers die zich gehoord en gezien voelen kunnen hun weerstand 9 van de 10 keer loslaten. Pas dan kan iedereen in het team já zeggen tegen de ingeslagen verandering. Zonder commitment van het hele team kan je praten als brugman…………
Onze gouden tip:
Smeed het ijzer als het heet is. Ga na een personeelsbijeenkomst, kick-off meeting of festival niet naar huis zonder een meetlat. Lukt dat niet qua tijdsplanning zorg er dan voor dat je niet weggaat voordat je een datum inplant om de meetlat concreet te maken.
(Wil je weten hoe je stap voor stap een meetlat met elkaar maakt? Abonneer je op onze nieuwsbrief en krijg een checklist en een werkvorm voor het maken van een glasheldere meetlat.
“Als je de meetlat te lang uitstelt, loop je het risico het momentum kwijt te raken”
Glasheldere afspraken
Je meetlat is pas af als er concrete afspraken en concreet gedrag aan vast gekoppeld is.
Die maak je met elkaar. Iedereen wil, kan en zegt já tegen deze afspraken.
Een voorbeeld: je wil als organisatie je klantgerichtheid verbeteren. Dat doe je dan niet alleen door daar een inspirerend verhaal over te houden. Maak het concreet met elkaar. Welke afspraken maken we als we onze klantgerichtheid willen verbeteren. Welk concreet gedrag hoort daarbij? Geen lange verhalen maar kort en meetbaar. Bijvoorbeeld afspraak is dat we niet meer mailen maar altijd bellen. Gedrag je vraagt op het einde van het gesprek of je nog wat kan betekenen voor de klant? Die afspraken zorgen ervoor dat verwachtingen helder zijn. Het geeft duidelijke kaders en handvaten om elkaar daar ook over aan te spreken. Het is aanwijsbaar gedrag.
Vertrouwen
Vertrouwen is een lastig woord, omschrijf het maar eens. Wat is het precies? Wel weten we dat het onmisbaar is en voelen we allemaal het verschil tussen wel en geen vertrouwen. Vertrouwen kent geen stappenplan of een kant en klare formule. Wel zijn er belangrijke voorwaarden die veiligheid en dus vertrouwen vergroten. Een daarvan is het hebben van heldere kaders. Het geeft vertrouwen als je precies weet wat er van jou verwacht wordt en wat je mag verwachten van de ander. Een meetlat geeft die heldere kaders. Met het hebben van een meetlat zorgt je dus voor veiligheid en vertrouwen. Vertrouwen in jezelf en de ander zorgt ervoor dat je het aan durft om fouten te maken en ervan te leren. In de praktijk kan dat bijvoorbeeld betekenen dat teamleden het aandurven om hun mening te geven of initiatief te tonen of elkaar durven aan te spreken op gedrag. Dat is precies wat je wil! Zo draag je bij aan het ontwikkelen van een leerklimaat. Een meetlat maakt het een stuk makkelijker om elkaar te bevragen. Hoe helpt dit (feitelijk benoemen van gedrag) om te komen tot … (meetlat)? Deze gespreken zijn essentieel om samen te groeien, leren en te ontwikkelen. De kans dat je als team in een flow komt is met het hebben van een heldere meetlat een stuk groter.
- Wat is belangrijk bij het maken van een meetlat?
- Een meetlat maak je niet met een select groepje maar samen met je team
- Praat niet over mensen en de verandering maar met mensen over de verandering
- Maak tijd om samen te stoeien deze tijd betaald zich later dubbel en dik terug
- Formuleer concreet maar in eigen worden de meetlat
- Focus op luisteren (beperk je spreken)
- Hoor en voel waar weerstand en ruis ervaren wordt om dat vervolgens bespreekbaar te maken
- Maak gedrag concreet liefst met voorbeelden
- Vraag expliciet naar commitment. Zegt iedereen já tegen de meetlat?
- Last but not least: verander zelf je gedrag. Wacht niet maar begin nu.
Wat is een heldere meetlat niet
Een valkuil vanuit het MT is vaak dat je te veel zegt en schrijft over de gewenste verandering. In te wazige taal of te algemene kreten.
Er komt een gelikt krantje uit over de verandering daarin staat bv. iets over eigenaarschap, feedbackcultuur, regie bij de teams, klant voorop en coachende stijl van leidinggeven. Er hangen posters op met 10 sleutelwoorden, 8 waardes enz. Maar wat wordt er precies bedoeld als er staat: eigenaarschap, regie bij de teams, feedbackcultuur? Vraag het aan 10 mensen en ze vertellen allemaal vanuit hun perspectief wat ze denken dat er staat. Het zijn container begrippen. Te veel en te vaag.
Hoe meer informatie hoe groter de kans dat het vervliegt en niet blijft plakken tussen de mensen.
Onze tip:
Hou het klein, duidelijk en concreet. Maximaal 2 thema’s die uitgewerkt zijn in houding en gedrag.
Voor leidinggevenden een uitdaging.
Als leidinggevende wil je altijd vooruit. Het dagelijks proces moet door en de cijfers moeten kloppen. Een heldere meetlat vraagt verkleinen en vertragen zodat je focus en doelen echt verankerd zijn in de organisatie. Dat is niet je natuurlijke reactie. Op de rem dus! En nee zeggen tegen alle anderen goede ideeën.
Zo min mogelijk zenden. Zo vaak mogelijk de dialoog met elkaar opzoeken
Valkuilen zijn:
1: te veel tegelijk
3: te veel doelen
2: gebruik van container begrippen
3: niet concreet genoeg
4: geen keuze maken
(Als alles belangrijk is, is niks belangrijk)
Wil jij aan de slag met een heldere meetlat? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief waarin de checklist en werkvorm Hoe creëer je een heldere meetlat zodat iedereen weet wat we morgen gaan doen? toegelicht worden.
ePaper not found
Interesse, vragen of een vrijblijvend gesprek aanvragen?
Neem contact met ons op!
